Thành viên
 
 
 
Mail Merge: Thủ thuật cao cấp trong MS Word
  Trung bình: 3.4 (Đã có 5 lượt đánh giá)
   13/08/2007 11:15 AM

Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. 

zensoft website - mail merge : thu thuat cao cap trong MS word
Mail Merge: chức năng trộn thư rất hữu ích của Microsoft Word.
Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.

Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.

Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi vào menu Tools > Mail Merge.

1. Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels...

2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.

3. Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source...> chỉ đường dẫn tới tập tin nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.

zensoft website
Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư.

4. Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.

zensoft website
Chọn toàn nội dung bảng tinh: Entire Spreadsheet.

5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.

zensoft website

6. Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.

ZENSOFT WEBSITE
Chọn New-Label để tạo nhãn mới.

- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.

- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).

- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3).... ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).

zensoft website
Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options.

7. Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.

zensoft website
Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt.

8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK

 

9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.

zensoft website

Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.zensoft website

Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.

Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

 

Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công!

zensoft website

(theo XHTT)


Gửi bởi: sonnh
Lượt xem: 13669

 
Đặng Ngọc Văn 24/11/07 11:36 PM
Tôi là người mới bắt đầu học Bằng A tin học, tôi đọc thấy mục trộn thư hay quá nhưng tôi koong thể làm đúng như bạn chỉ dạy được, bạn làm ơn chỉ rõ hơn cho tôi từng bước, có hình rõ ràng thì càng tốt được không? Xin Chân thành cảm ơn nhiều

Ngo Thi Hong Oanh 24/12/07 10:58 PM
mail merge

abc 23/08/08 07:25 AM
tôi không thấy hướng dẫn bằng word 2003. Nếu có thì hay quá vì tôi đang dùng word 2003,không thể thực hiện tiết kiệm giấy như hướng dẫn ở trên.

Nguyễn Đăng Quang 19/09/08 10:31 PM
Cảm ơn bạn rất nhiều. Trước đây mình cũng từng làm nhưng chưa hiểu lắm.Nay mình thực tập lại và áp dụng cho office2003 rất nhanh và hiệu quả.Xin chân thành cảm ơn

Dương Thị Lan Anh 19/12/08 08:45 AM
Tôi đang sử dụng office 2003 nhưng ko thể thực hiện tiết kiệm giấy như bạn đã hướng dẫn. Bạn có thể giúp tôi ko?Cảm ơn bạn nhìu!

Nguyễn Thị Thu Giang 07/04/09 12:29 PM
Tôi đọc thấy phần trộn thư này rất hay, tôi đã thử làm nhưng vẫn không ra như phần hướng dẫn. Bạn có thể chỉ lại giúp tôi đựoc không. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Ngoc Thuy 28/07/09 01:36 PM
Ban ui! Minh lam mail merge nhung no cu bi trung. qua trang thu 2 la chi bo di 1 khach dau tien. Con lai thi van nhu cu va update vao 1 o moi do khach dau da bo ra. Minh khong the nao lam cho hoan chinh. Vd minh co danh sach 100 khach hang. 1 trang mail merge in 5 khach thi trang tiep theo se la khach thu 6 nhung no lai bat dau bang khach thu 2.
Ban biet cach nao khong? Chi minh voi di. Minh po tay lun rui ne. Hix 

Hà Tuấn Huy 06/09/09 10:59 AM
Tui cũng vậy nè, hướng đãn chi tiết hơn đc không??

Tracy Lee 27/01/10 09:27 PM
Cảm ơn bài viết của bạn đã cung cấp cho mình một số thông tin cần thiết. Tuy nhiên, mình rất cần sự hỗ trợ của bạn, đó là mình gặp rắc rối khi trộn thư: các con số trong excel được hiểu là số (1,000,000 - được ngăn cách bở dấu phẩy), nhưng khi chuyển sang word thì nó lại thành 1000000, rất khó cho người đọc, dễ gây nhầm lẫn. Vậy theo bạn có cách chữa trị nào không? Cám ơn bạn nhiều.

mon 09/07/10 09:21 AM
Bạn ơi, ở bước thứ 3 đó, mục 1: Main document --> creat --> mailing label ...Sao mình tìm hoài mà không ra cái bước đó z? Bạn có thể nói rõ hơn bước này được k? TKs bạn nhiều, mong sớm nhận được hồi âm từ bạn

Quảng cáo Hải Phòng
Quảng cáo Hải Phòng
NHẬN XÉT CỦA BẠN
Trung bình: 3.4   
Kiểu gõ: Off Telex VNI VIQR Tổng hợp (Telex, Vni, Viqr)
Họ Tên:
Hòm thư:
Nội Dung:
Số ký tự còn lại: 3500